Word文書でセクション区切りを活用する

こんにちは。メディカルライター＆医師のYukaです。

今日はWordの機能「セクション区切り」について書きたいと思います。「セクション区切り」はいろいろなことに応用できるので、これまで使ったことのない方もぜひ一度試していただければと思います。

論文ライティングでセクション区切りが特に役立つのは「表の向きを途中で変える」場合と「文書の途中からページ番号を入れる」場合です。それぞれのやり方を簡単に説明します。今回ご紹介する方法ではOffice365（Mac用）を使用しています。バージョンによっては操作方法が少し違うかもしれません。

表の向きを途中で変える

表のレイアウトの基本は縦長ですが、横長にしないと一枚に収まらなかったり、見にくかったりすることがあります。そんなときに、ただ写真のように「レイアウト」→「印刷の向き」→「横」としてしまうと、文書全体が横長になってしまいます。

一部のページだけを横長にしたいと思ったときは、そのページの前後にセクション区切りを挿入します。

文書を3つのセクション（セクション1、セクション2、セクション3）に区切りたい場合、セクション1の最終ページの文の終わりにカーソルを移動して、写真のように「レイアウト」→「改ページ」→「セクション区切り」の「次のページから開始」を選択します。そうすると、カーソルが自動的に次のページに移動して、セクション2が始まります。

セクション2の最終ページの文の終わりにカーソルを移動して、再度「レイアウト」→「改ページ」→「セクション区切り」の「次のページから開始」を選択することで、文書全体を3つのセクションに分けることができます。

このように文書をセクションに分けた上で、横向きにしたいセクションにカーソルを移動させ、「レイアウト」→「印刷の向き」→「横」を行うと、残りのセクションは縦向きのままで、そのセクションのみを横向きにすることができます。

文書の途中からページ番号を入れる

雑誌の投稿規定によっては「表紙にはページ番号を入れず、Abstract以降にページ番号を入れる」ことが必要になります。表紙とAbstract以降を別のセクションにすることで、Abstract以降にのみページ番号を入れることが可能になります。

途中で少しわかりにくいところがあるので順番にご説明します。

まず、Abstractの始めにカーソルを移動して、写真のように「レイアウト」→「改ページ」→「セクション区切り」の「現在の位置から開始」を選択します。そうすると、Abstract以降が新しいセクションになります。

次にページ番号を挿入します。まず写真のように「挿入」→「ページ番号」で、ページ番号を挿入したい位置を選択します。

次に、上の写真のポップアップ画面の左下にある「書式」を選択すると、下の写真のようなページ番号の書式のポップアップ画面が出ます。ここで、連続番号を「前のセクションから継続」ではなく「開始番号」に変更します（1が自動的に入力されます）。

OKを選択すると、表紙のセクションとAbstract以降のセクションにそれぞれ1から始まるページ番号が挿入されます。

この段階で表紙のセクションのページ番号を消すと、Abstract以降のセクションのページ番号も同時に消えてしまいます。そうならないように、次の操作を行ってください。

Abstractのセクションでページ番号をクリックすると、写真のように「ヘッダーとフッター」というタブが新たに登場します。ハイライトされている「前と同じヘッダー／フッター」をクリックして解除します。

この操作をしてから表紙のセクションのページ番号を消すと、Abstract以降のセクションのページ番号だけを残すことができます。

「前と同じヘッダー／フッター」の選択を解除することが大事なポイントです。セクション区切りを利用する方法は、ページ番号に限らず、「ヘッダーとフッターを途中から挿入／削除／変更」するいろいろな場面で役に立ちます。

参考になれば幸いです。