フリーランスになって初めて知った手続き

こんにちは。アメリカ生活4年目のYukaです。

今日はフリーランスの翻訳者、メディカルライターをやっていて大変だと思うこと（いろいろありますが）の中から、2つ選んで書きたいと思います。

それは、契約手続きとインボイス発行です。

1、契約時の手続き

フリーランスで翻訳会社などと契約するためには、それぞれの会社独自のフォームに自分の情報を記載し、契約書に署名し、登録に必要な書類を送る必要があります。

最近では、トライアル（翻訳テスト）以上にこの手続きが負担に感じるようになりました。

必要な書類はほとんどPDFにしてあるのですが、それをいろいろなフォルダーからコピーして提出するのが手間です。（今気づいたのですが、提出を求められる可能性のある書類を、どこか一か所にまとめておけばよかったですね。）

Proz.comのBlue Boardで信頼できそうな会社かどうかは一応確認していますが、契約書にサインしたり、個人情報を含む書類を渡したりするのはいつもストレスです。

Business Practicesとよばれる、ATAの翻訳者・通訳者のメーリングリストに入っているのですが、「契約時に〇〇を提出するように言われましたが、そんな経験ありますか？」という質問がたまにあります。

それに対して「そんなことは一度もありません」という回答を見ることもあるのですが、私は契約相手次第だと思っています。翻訳会社自体のポリシーというよりも、翻訳会社が扱っているクライアントや文書の機密度にもよるかもしれないと思います。

たとえば、アメリカで法廷通訳者やメディカル通訳者として認定を受けるには、犯罪歴がないという証明書の提出が求められるようです。それに準ずる翻訳をする場合、同じようにする必要があるかもしれません。

2、インボイス

請求のシステムは会社によって違い、規定のフォーマットだったり、自分でフォーマットを作成したりします。提出期限も違います。

今のところ、エクセルで会社ごとのシートを作って業務内容を管理して、月末にインボイスを作成して請求しています。

日本の会社は決まった時期に支払明細書を送ってくれるので、自分の記録と合っているか確認するだけですみます。ただ、話題になっているインボイス制度が始まるとこれも変わってしまうのかもしれません。

翻訳やライティング以外の作業をもっと効率化したいと思い、client management systemにも興味はあるのですが、相手側のシステムがそれぞれ違うこともあって、私にできることはあまりない気もしています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

The most time-consuming things about being a freelance translator

There are two things I find it challenging about being a translator, especially a freelance one.

The first one is contracting procedures.

To be registered as a freelance translator with an agency, you must fill out their unique forms, sign the contract, and send them the necessary documents. For me, this procedure has become more tiring than the translation test. I have all essential documents in PDF format, but collecting them from various folders on the computer can be a hassle. While writing this, I realized that I should have put all the documents agencies would ask for in one place.

I always check the Blue Board on Proz.com to see if the company is legitimate and has relatively good reviews, but it is stressful for me to sign a contract and hand over documents that contain personal information. I am on an ATA mailing list of translators and interpreters called Business Practices, and sometimes I stumble upon questions like, "I was asked to submit something when I signed the contract. Is it common?“ And then, I see responses like, "No, I have never been asked to do that." But I believe the necessary documents you must submit can differ among the agencies you are contracting with. It may depend more on the clients and documents handled than the agency's policy. For example, to be certified as a court interpreter or medical interpreter in the US, you must provide proof that you have no criminal record. You may need to do the same if you translate documents of equivalent confidentiality.

And the second one is issuing invoices.

The invoicing system differs from agency to agency and country to country. They can give you a designated format, or you need to create your format. Submission deadlines are also different. I am using Excel sheets to manage assignments from each agency separately. I create invoices at the end of each month and send them to agencies in countries other than Japan. Japanese agencies usually send me payment statements, so I only need to check if they match my records. However, this system may change shortly.

I am interested in the client management system I heard about on YouTube so that I can handle contracting and invoicing more efficiently and save time for actual translating and writing. But at the same time, I feel that there is not much I can do when each agency adopts a different system.